Alles Wissenswerte zur (elektronischen) Patientenakte

1. Patientenakte – mehr als nur Papierkram?

Haben Sie schon mal in Ihrer Patientenakte geblättert? Wahrscheinlich nicht. Die wenigsten Menschen machen sich darüber Gedanken – bis etwas schief läuft oder man plötzlich die Praxis wechselt. Eigentlich ist die Patientenakte ein Begleiter im Hintergrund, der alles festhält, was Ihren Gesundheitsweg prägt. Da landet so gut wie alles: Untersuchungen, Diagnosen, Medikamente, Laborwerte, Hinweise auf Allergien. Und ja, auch die kleinen Randnotizen nach einem Gespräch. Damit ist die Patientenakte wesentlicher Grundpfeiler der medizinischen Dokumentationspflicht, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ab § 630f geregelt ist.

2. Elektronische Patientenakte (ePA): Wirklich ein Fortschritt?

An der Idee wird seit gut zwei Jahrzehnten gearbeitet. Die ePA ist quasi der digitale Speicherort für Gesundheitsdaten, den alle gesetzlich Versicherten in Deutschland erhalten. Sie erleichtert den Informationsaustausch zwischen Ärzten, Krankenhäusern und Apotheken, ist aber freiwillig nutzbar. Die ePA existiert seit 1. Januar 2021 und wird seit 15. Januar 2025 automatisch für alle gesetzlichen Versicherten eingerichtet, außer sie widersprechen aktiv.

Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen
 → Alle medizinischen Informationen rund um Ihre bisherigen Untersuchungen und Behandlungen.

eMedikationsliste / eMedikationsplan
 → Übersicht über Ihre aktuellen und früheren Medikamente. „e“ steht für „elektronisch“.

Notfalldaten
 → Angaben zu Allergien, Vorerkrankungen, Medikation oder Kontaktpersonen – abrufbar für Notfallbehandlungen.

eArztbriefe
 → Arztberichte, die sonst per Post oder Fax verschickt würden – nun digital verfügbar.

eZahn-Bonusheft
 → Elektronisches Zahnvorsorgeheft für die Dokumentation Ihrer Zahnarztbesuche (wichtig für spätere Zuschüsse bei Zahnersatz).

U-Heft für Kinder
 → Untersuchungsheft für Kinder mit Angaben zu Entwicklung, Impfungen und Vorsorge – digital verfügbar.

eMutterpass
 → Elektronischer Mutterpass mit Informationen zur Schwangerschaft und Vorsorgeuntersuchungen. (siehe auch unser Beitrag zum Thema Hebammen).

Impfdokumentation
 → Übersicht über erhaltene Impfungen, inklusive COVID-19- und Reiseimpfungen.

Gesundheitsdaten von der versicherten Person selbst hochgeladen
 → Selbst erfasste Werte, etwa von Fitness-Trackern oder Blutzucker-Apps. Können freiwillig ergänzt werden.

Abrechnungsdaten der Krankenkasse
 → Informationen darüber, welche Leistungen von der Krankenkasse abgerechnet wurden.

Daten aus DiGAs (Digitale Gesundheitsanwendungen)
 → Gesundheitsdaten aus zertifizierten Gesundheits-Apps auf Rezept.

Daten zur pflegerischen Versorgung
 → Informationen zur Pflegebedürftigkeit, Pflegegrad oder Pflegedokumentation.

eVerordnungen
 → Digitale Verordnungen für Hilfsmittel, Therapien oder Medikamente.

eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
 → Krankmeldungen, die digital an Krankenkasse und Arbeitgeber übermittelt werden.

Sonstige medizinische Daten
 → Z. B. Bildgebende Verfahren (Röntgen, MRT), Labordaten oder sonstige relevante Unterlagen.

Daten zu Heilbehandlungen und Reha-Maßnahmen
 → Infos über durchgeführte Therapien, Rehabilitationsmaßnahmen oder Nachsorge.

ePatientenkurzakte
 → Kompakte Zusammenfassung wichtiger medizinischer Infos – z. B. für Klinikaufenthalte.

Hinweise auf Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung
 → Vermerk, ob entsprechende Dokumente vorliegen und wo sie aufbewahrt werden (§ 341, § 357 SGB V).

Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
 → Freiwillige Angaben zur Bereitschaft, Organe oder Gewebe zu spenden.

3. Die Vorteile der elektronischen Patientenakte

• Schneller Überblick bei Behandlungen:
  Ihre behandelnden Ärzte sehen auf einen Blick, welche Diagnosen bereits gestellt wurden, welche Therapien liefen oder ob wichtige Vorsorgeuntersuchungen gemacht wurden.
  
• Mehr Sicherheit bei Medikamenten:
  Die ePA zeigt auf einen Blick an, welche Arzneimittel Sie aktuell einnehmen. So lassen sich mögliche Wechselwirkungen besser erkennen – besonders wichtig, wenn mehrere Medikamente gleichzeitig im Spiel sind.
  
• Bessere Versorgung im Notfall:
  Wenn Sie nicht ansprechbar sind, hilft die ePA dem medizinischen Personal, schnell die wichtigsten Daten zu finden – etwa zu Vorerkrankungen, Allergien oder aktuellen Medikamenten.
  
• Weniger doppelte Untersuchungen:
  Laborwerte, Röntgenbilder oder Befunde müssen nicht mehrfach erhoben werden, nur weil etwas fehlt. Das spart Zeit, Kosten – und unnötige Belastung für Sie.
  
• Bessere Zusammenarbeit im Gesundheitswesen:
  Rund 200.000 Einrichtungen – von Kliniken über Praxen bis hin zu Apotheken und Pflegeheimen – sollen künftig vernetzt arbeiten. So landen relevante Informationen schneller dort, wo sie hingehören.

4. Die Nachteile der elektronischen Patientenakte

• Datensicherheit ist (noch) nicht lückenlos
  Laut Bundesgesundheitsministerium werden alle ePA-Daten verschlüsselt gespeichert – auf sicheren Servern in Deutschland. Trotzdem warnte der Chaos Computer Club (CCC) mehrfach vor möglichen Schwachstellen. IT-Experten gelang es in Tests, sich mit gefälschten Ausweisen Zugang zu Gesundheitsdaten zu verschaffen – über schlecht gesicherte Praxissoftware oder über Dienstleister. Das Ministerium verspricht, diese Lücken seien zum offiziellen Start geschlossen worden. Absolute Sicherheit? Gibt’s nicht – auch nicht bei der ePA.
  
• Nur sicher, wenn man selbst aktiv mitsteuert
  Die ePA ist als „versichertengeführte Akte“ gedacht. Wer nicht selbst entscheidet, was gespeichert wird, überlässt das anderen. Befunde, die Sie vielleicht gar nicht in Ihrer Akte haben wollen, könnten automatisch auftauchen. Wer hier keine Kontrolle verliert, muss sich regelmäßig kümmern: freigeben, sperren, löschen – sonst verselbstständigt sich alles.
  
• Verbraucherschützer raten zur bewussten Entscheidung
  Die Verbraucherzentralen betonen, wie wichtig es ist, genau hinzuschauen: Welche Daten möchte ich teilen? Und mit wem? Es geht nicht darum, grundsätzlich „ja“ oder „nein“ zur ePA zu sagen – sondern darum, bewusst und informiert mitzumachen.
  
• Datenweitergabe an die Forschung – nur mit Zustimmung, aber…
  Ein erklärtes Ziel der ePA-Reform ist es, medizinische Forschung zu fördern. Patientendaten sollen dafür in anonymisierter Form zur Verfügung stehen. Das kann sinnvoll sein – aber auch ein heikles Thema. Sie können der Nutzung jederzeit widersprechen, müssen das aber aktiv tun. Sonst fließen Ihre Gesundheitsdaten womöglich automatisch in Forschungsprojekte ein.

5. Technische Voraussetzungen und benötigte Infrastruktur

Technische Voraussetzungen

• Zugang über App oder Computer
  Ihre Krankenkasse stellt Ihnen eine App für Smartphone, Tablet oder PC bereit. Darüber steuern Sie Ihre ePA:
  
  • Dokumente hoch- und herunterladen
    
  • Befunde einsehen, verbergen oder löschen
    
  • Zugriffsrechte verwalten
    
  • Vertreter benennen oder Widersprüche einlegen
    
    
• Zugang auch ohne App möglich
  Wer kein Smartphone nutzt oder damit nicht gut zurechtkommt, kann die ePA trotzdem verwenden:
  
  • In Arztpraxen oder Kliniken sind die Daten abrufbar
    
  • Auch in ausgewählten Apotheken ist ein Zugriff möglich
    
  • Angehörige oder andere Vertrauenspersonen können über eine Berechtigung Einsicht erhalten
    

Wie läuft die Anmeldung?

• Einmaliger Zugang mit Identitätsnachweis
  Beim ersten Mal müssen Sie sich verifizieren – entweder:
  
  • Mit Ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und zugehöriger PIN
    
  • Oder mit Ihrem elektronischen Personalausweis (eID) und PIN
    
• Danach einfache Anmeldung
  Danach können Sie z. B. per Gesichtserkennung oder Fingerabdruck einloggen – je nach Gerät und Einstellung.
  
• Zugriff in der Praxis
  Wenn Sie beim Arzt Ihre Versichertenkarte einstecken, wird das Zugriffsrecht automatisch freigegeben – natürlich nur, wenn Sie das erlauben.

6. Richtige Handhabung der elektronischen Patientenakte

Wenn Sie Ihre ePA das erste Mal öffnen, erwarten Sie vielleicht eine komplette Übersicht Ihrer bisherigen Arztbesuche. Die Realität ist oft eine andere: Ältere Befunde fehlen. Kein Fehler – sondern systembedingt. Denn gesetzlich sind Ärztinnen und Ärzte erst seit Oktober 2025 verpflichtet, neue Befunde, Arztbriefe oder Medikationspläne in die ePA zu laden. Alles davor müssen Sie – wenn gewünscht – selbst ergänzen. Das geht relativ unkompliziert, etwa per Scan oder Foto. Und falls Ihnen das zu aufwändig ist: Ihre Krankenkasse kann Ihnen zweimal in zwei Jahren dabei helfen und bis zu zehn ältere Dokumente kostenlos digitalisieren.

Einzelne Informationen können Sie gezielt verbergen oder sogar komplett löschen – etwa wenn Sie nicht möchten, dass bestimmte Diagnosen für andere sichtbar sind. Allerdings lassen sich nicht alle Dokumente nur für bestimmte Praxen sperren. Die Medikationsliste ist hier eine Ausnahme: Sie können genau festlegen, wer sie sehen darf – und wer nicht.

Kurz und knapp: Ihre persönliche ePA-Checkliste

Wenn Sie die ePA nutzen (möchten), prüfen Sie idealerweise diese Punkte:

• Zugriffszeiten kontrollieren: Passen Sie die voreingestellten Zeiträume für Arztpraxen und Apotheken an – je nachdem, was für Sie sinnvoll ist.
• Sichtbarkeit von Dokumenten einstellen: Entscheiden Sie, welche Unterlagen nur für Sie sichtbar sind – und welche gelöscht werden sollen.
• Medikationsliste verwalten: Überlegen Sie, wer diese Information sehen darf – sie lässt sich gezielt ausblenden.
• Alte Befunde ergänzen: Laden Sie wichtige frühere Dokumente selbst hoch oder lassen Sie sie von Ihrer Krankenkasse digitalisieren.
• Zugriffsrechte für einzelne Praxen steuern: Geben Sie Ihrer Hausärztin z. B. dauerhaft Zugriff – und beschränken Sie andere auf einzelne Tage.

7. Status Quo und geplante Updates der ePA

Seit Oktober 2025 läuft die elektronische Patientenakte (ePA) in Deutschland im Regelbetrieb. Das bedeutet konkret: Ärztinnen und Ärzte in Praxen sowie Krankenhäuser sind jetzt verpflichtet, medizinische Gesundheitsdaten in die ePA einzupflegen – zumindest dann, wenn bereits eine elektronische Patientenakte besteht. Grundlage ist eine entsprechende Vorgabe des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG).

Ab Anfang 2026 wird es für Ärztinnen und Ärzte sogar noch verbindlicher: Wer als Behandelnder die ePA seiner gesetzlich versicherten Patientinnen und Patienten nicht regelmäßig befüllt, muss mit Sanktionen rechnen. Das Ziel ist klar – die digitale Dokumentation soll überall zum Standard werden und damit den Informationsfluss im Gesundheitswesen verbessern.

Auch technisch geht es weiter:

• Im März 2026 ist Version 3.1.3 geplant. Hier steht vor allem der digital gestützte Medikationsprozess im Fokus – das soll Medikamentenwechsel und -abstimmung vereinfachen. Neu dabei ist dann auch eine Volltextsuche, mit der sich Informationen leichter finden lassen.
• Im März 2027 kommt Version 3.2 mit weiteren Erweiterungen, unter anderem für Laborprozesse sowie für Arzt- und Entlassbriefe.

8. Was Dr. Haack | Dr. Böttger im Umgang mit Patientenakten für Sie tut

Gerade bei der elektronischen Patientenakte spielt die Datensicherheit eine immense Rolle. Vielleicht haben Sie schon mal von sogenannten „Audit-Trails“ (chronologische Aufzeichnung von Aktivitäten, Anm. d. Red.) oder Zeitstempeln gehört. Im Alltag klingt das nach Technik, im Streitfall vor Gericht ist es plötzlich bares Gold wert. Das Gesetz, genauer gesagt § 630f Abs. 1 Satz 3 BGB, verlangt, dass jede Änderung in Ihrer Patientenakte nachvollziehbar dokumentiert werden muss. Das heißt: Wird nachträglich etwas ergänzt, muss das auch erkennbar sein – am besten mit einem Zeitstempel oder einer digitalen Signatur. Fehlen solche Spuren, geht u.U. die Beweiskraft verloren.

Als Fachanwälte für Medizinrecht kennen wir diese Situationen nur zu gut. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Recht auf vollständige und manipulationssichere Dokumentation durchzusetzen. Akteneinsicht, Korrektur, lückenlose Nachweise – das muss alles stimmen, damit Sie im Streitfall nicht das Nachsehen haben. Gerne stehen wir Ihnen für eine Erstberatung rund um das Thema (elektronische) Patientenakte und alle hierzu relevanten Fragen zur Verfügung. Nehmen Sie einfach direkt Kontakt zu uns auf oder hinterlassen Sie unter diesem Blog-Beitrag einen Kommentar.

9. Relevante Fragen zum Thema Patientenakte und ePA

10. Kennen Sie schon diese Beiträge?

• Rund 20.000 neue Behandlungsfehler-Fälle bei der AOK – was die Kasse jetzt fordert
• Einwilligungserklärung beim Arzt: Darauf kommt es an
• Wieder Top-Kanzlei für Medizinrecht: Dr. Haack & Dr. Böttger auch 2025 vorne

Quellenverzeichnis

https://www.gematik.de/anwendungen/epa-fuer-alle

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/digitalisierung/elektronische-patientenakte/epa-fuer-alle.html

https://www.chip.de/news/software/e-patientenakte-diese-versteckten-optionen-sollten-sie-sofort-aktivieren_d5f1e68d-c892-417f-accc-4a60c63d62a8.html

https://www.aerzteblatt.de/news/hausarzte-kritisieren-technische-umsetzung-der-elektronischen-patientenakte-bac01944-f14c-4a07-b097-98dc1e8ea51f

https://www.bundesaerztekammer.de/themen/aerzte/digitalisierung/digitale-anwendungen/telematikinfrastruktur/epa

https://www.tagesschau.de/inland/gesellschaft/elektronische-patientenakte-120.html

https://www.tagesschau.de/inland/gesellschaft/digitalisierung-krankenakte-100.html

https://ihr-anwalt.com/files/neues-aus-dem-kreisssaal.pdf

https://dejure.org/gesetze/SGB_V/341.html

https://dejure.org/gesetze/SGB_V/357.html